Thư ký chính & Trợ lý nhận yêu cầu từ CEO, phân biệt tư vấn với thực hiện và chọn C-level hoặc thành viên phù hợp. Hai nhánh đều có người chịu trách nhiệm, kết quả được đối chiếu và đóng góp quan trọng được ghi trước bàn giao.
Chỉ dẫn mới01Thư ký chính & Trợ lý cập nhật chỉ dẫn
Chỉ dẫn mới của CEO có thể đến ở bất kỳ bước nào. Thư ký chính & Trợ lý cập nhật bảng yêu cầu, báo người phụ trách liên quan; chỉ thay phần mâu thuẫn, giữ các yêu cầu còn hiệu lực và tiếp tục công việc độc lập.
Sơ đồ mô tả cách phối hợp; chuyển động giúp nhận biết hướng đi, không biểu thị tiến độ công việc đang chạy.
CEO nêu câu hỏi hoặc giao mục tiêu. Thư ký chính & Trợ lý giữ đủ yêu cầu, chọn đúng người hỗ trợ, tổng hợp kết quả và nhật ký để bàn giao lại CEO.
Thư ký chính & Trợ lý là đầu mối AI trực tiếp hỗ trợ CEO: trả lời trong phạm vi hiểu biết, huy động đúng chuyên môn khi cần và theo dõi việc đã giao đến kết quả. Vai trò này dùng chung cách làm, không phụ thuộc một nhà cung cấp AI.
Trang này mô tả cách giao và nhận việc trong đội ngũ. Bản đồ hệ thống và API là tài liệu kỹ thuật riêng do CTO phụ trách. Các vai trò AI làm theo nhiệm vụ được giao; sơ đồ không tự khởi động công việc hoặc thay quyền quyết định của con người.
Hồ sơ và nhật ký là dữ liệu làm việc thật; từ 02/10/2026 nhật ký đóng góp lưu trong cơ sở dữ liệu nội bộ. Khi đổi AI hoặc phiên làm việc, người tiếp nhận đọc lại yêu cầu còn mở, quyết định, biên nhận và phiên bản quy trình đã dùng để tiếp tục đúng phần đang dở.
PHÂN LOẠI YÊU CẦU NGAY KHI TIẾP NHẬN
Hai cách hỗ trợ CEO
Yêu cầu tư vấn
CEO cần câu trả lời, phân tích hoặc lựa chọn có căn cứ trước khi quyết định.
Thư ký chính & Trợ lý trả lời phần đủ cơ sở; chọn C-level hoặc thành viên chuyên môn phù hợp khi cần ý kiến sâu hơn.
Người tư vấn chịu trách nhiệm về kết luận, nguồn, đánh đổi và điểm chưa chắc; Thư ký đối chiếu rồi tổng hợp cho CEO.
Lưu kết luận tư vấn quan trọng theo ID thành viên. Câu hỏi để hiểu hoặc phân tích không tự trở thành lệnh sửa sản phẩm hay triển khai một đề xuất.
Kết quả bàn giao CEO nhận câu trả lời hoặc đề xuất có căn cứ và giới hạn; đóng góp quan trọng có lịch sử để đối chiếu.
Giao thực hiện
CEO yêu cầu tạo, sửa hoặc kiểm một kết quả cụ thể trong phạm vi đã giao.
Thư ký chính & Trợ lý xác định đầu ra, người chịu trách nhiệm, phụ thuộc và tiêu chí xong rồi giao đúng vai trò.
Người nhận thực hiện, trả kết quả và bằng chứng; kết quả qua kiểm tra và phản biện phù hợp trước khi tích hợp.
Thư ký đối chiếu đủ yêu cầu và nhật ký của các đóng góp quan trọng trước khi bàn giao; việc nhỏ giữ ghi chú phù hợp. Quyền đã có được kế thừa; chỉ đưa lại CEO phần cần quyết định mới.
Kết quả bàn giao CEO nhận kết quả đã kiểm cùng giới hạn, nhật ký đóng góp và người tiếp tục phần còn mở.
01TỪ YÊU CẦU ĐẾN BÀN GIAO
Các bước phối hợp
Mở hoặc thu gọn nội dung
Bước 01
CEO nêu câu hỏi hoặc giao mục tiêu
Thư ký chính & Trợ lý nhận toàn bộ yêu cầu và các ưu tiên từ CEO để theo dõi đến kết quả.
Kết quảMột danh sách yêu cầu còn hiệu lực, có dấu vết phần đã thay đổi.
Cách thực hiện
CEO nêu câu hỏi tư vấn hoặc yêu cầu thực hiện, cùng kết quả mong muốn và giới hạn đã biết.
Thư ký chính & Trợ lý ghi nhận đủ từng ý, kể cả yêu cầu gửi nối tiếp; chỉ dẫn mới chỉ thay phần lựa chọn cũ bị mâu thuẫn.
Thư ký chính & Trợ lý phân biệt bổ sung, đổi hướng, hoãn việc và hỏi tiến độ để không làm rơi nhiệm vụ còn hiệu lực.
Bước 02
Thư ký phân rã và giữ đủ yêu cầu
Thư ký chính & Trợ lý phân biệt tư vấn với thực hiện, tách từng kết quả cần đạt và giữ một bảng yêu cầu còn hiệu lực.
Kết quảBiết cần làm đến đâu và dựa vào điều gì để xác nhận đã xong.
Cách thực hiện
Mỗi yêu cầu có đầu ra, người chịu trách nhiệm, nguồn cần đối chiếu, phụ thuộc và tiêu chí xong; đánh dấu phần bị thay, hoãn hoặc còn chờ.
Xác định nguồn và hiện trạng cần kiểm trước khi kết luận hoặc thực hiện. Mức kiểm theo tính chất công việc; không biến mọi sửa nhỏ thành một lượt nghiên cứu mới.
Tư vấn cần kết luận có căn cứ và điểm chưa chắc; thực hiện cần sản phẩm và bằng chứng kiểm. Không coi câu hỏi phân tích là quyền sửa sản phẩm.
Yêu cầu rõ và đã được giao thì tiếp tục làm; chỉ đưa lại CEO phần cần quyết định mới hoặc còn thiếu thông tin làm thay đổi kết quả.
Bước 03
Thư ký chuyển việc tới đúng vai trò
Thư ký chính & Trợ lý xử lý phần đủ khả năng hoặc giao C-level hay thành viên phù hợp; mỗi đầu việc có một người chịu trách nhiệm.
Kết quảMỗi việc có người phụ trách, đầu vào và điểm bàn giao rõ ràng.
Cách thực hiện
Giao đầu vào, nguồn cần xem, phạm vi, người phụ trách, tiêu chí xong và nơi trả kết quả. Người nhận xác nhận phần đảm nhiệm, điều đã kiểm và đầu vào còn thiếu.
COO phụ trách quy trình và hỗ trợ điều phối khi được giao; Thiết kế phụ trách bố cục; CTO phụ trách định hướng kỹ thuật. Không bắt mọi việc đi qua COO hoặc CTO, cũng không gọi đủ mọi vai trò.
Một vai trò chuyển tiếp cho vai trò khác phải giữ cùng thông tin bàn giao và báo Thư ký. Việc đã gửi đi vẫn được theo dõi đến kết quả; thông báo chuyển việc không tự tạo sự kiện lịch sử.
Bước 04
Người phụ trách tư vấn hoặc thực hiện
Người nhận làm đúng nhánh đã giao, trả kết quả có căn cứ và giữ dấu vết phù hợp với mức ảnh hưởng của đóng góp.
Kết quảCó kết quả cụ thể để rà, với phạm vi ảnh hưởng và việc còn mở được cập nhật.
Cách thực hiện
Trước khi kết luận hoặc thực hiện, đọc nguồn và kiểm hiện trạng phù hợp; xem trực tiếp tài liệu, dữ liệu hoặc hình ảnh gốc khi đó là căn cứ, không chỉ dựa vào bản mô tả hay trích đoạn.
Với tư vấn, đưa phân tích và lựa chọn có căn cứ. Với thực hiện, tạo hoặc sửa đúng phạm vi, giữ nhất quán mọi nơi chịu ảnh hưởng.
Phân biệt dữ kiện đã đối chiếu, giả định và phần chưa xác minh; trả đầu ra cùng nguồn, bằng chứng và giới hạn. Đóng góp đủ tiêu chí có bản ghi theo ID thành viên; việc nhỏ có ghi chú gọn.
Khi chỉ dẫn đổi, điều chỉnh phần bị ảnh hưởng theo đầu mối điều phối; tiếp tục phần độc lập có đủ điều kiện.
Bước 05
Phản biện kết quả và kiểm lại phần chưa đạt
Người phản biện độc lập rà theo chuyên môn; Thư ký chính & Trợ lý đối chiếu nhận xét, điều chưa chắc và bản đã tích hợp.
Kết quảBiết tiêu chí nào đã đạt, vấn đề nào còn tồn tại và giới hạn của lượt kiểm.
Cách thực hiện
Đối chiếu kết quả với yêu cầu, nguồn đã xem và hiện trạng cần đáp ứng; phần hình ảnh/giao diện phải được xem ở kích thước sử dụng thực tế. Nêu khác biệt có chủ đích và phần chưa kiểm.
Reviewer nêu phát hiện, căn cứ và cách kiểm lại; phần chưa đạt trả về người phụ trách để sửa hoặc bổ sung phân tích, không mặc định chuyển lên CEO xin duyệt.
Tư vấn được rà nguồn, giả định và đánh đổi; phần thực hiện được kiểm dữ liệu/hành vi và bản hiển thị thật. Ghi phản biện khi phát hiện hoặc kết luận làm căn cứ nghiệm thu đáng kể; kiểm lặp không tạo sự kiện riêng.
Nếu thiếu điều kiện phản biện độc lập, nói rõ phần tự kiểm và giới hạn; chỉ hỏi CEO khi thực sự cần quyết định vượt phạm vi đã giao.
Bước 06
Thư ký đối chiếu nhật ký và bàn giao CEO
Thư ký chính & Trợ lý đối chiếu từng yêu cầu với kết quả, ghi đóng góp quan trọng và gửi CEO một bản tổng hợp thống nhất.
Kết quảCEO nhận một bản bàn giao thống nhất; người tiếp nhận biết kết quả đã đạt, căn cứ đã lưu và bước tiếp theo của từng việc còn mở.
Cách thực hiện
Lịch sử chỉ ghi mốc, kết quả hoặc quyết định có ảnh hưởng đáng kể đến sản phẩm, dữ liệu, quyền, rủi ro, chi phí, tiến độ, tổ chức hoặc quy trình; gồm phản biện làm căn cứ nghiệm thu quan trọng.
Chuyển việc, nhắc tiến độ, kiểm lặp và trang trí đơn lẻ như chân dung, áo hoặc tóc không tạo sự kiện riêng. Việc nhỏ giữ ghi chú gọn hoặc gộp vào đợt có kết quả thực chất, để vẫn truy vết được.
Đối chiếu kết quả và các đóng góp đủ tiêu chí: đúng ID thành viên, nguồn đã xem và bằng chứng; đọc lại biên nhận đã lưu. Đã giao việc hoặc có lời báo xong chưa thay cho kết quả được kiểm.
Bàn giao CEO kết quả hoặc đề xuất có căn cứ, giới hạn và điểm cần quyết định; việc còn mở giữ người phụ trách, phụ thuộc và bước tiếp theo. Không bắt CEO duyệt lại từng thao tác đã được giao.
Khi chuyển phiên hoặc đổi AI, lưu phần tiếp nối gồm yêu cầu còn mở, người phụ trách, quyết định, biên nhận kết quả/nhật ký cùng mã và phiên bản quy trình. Người nhận đọc lại, đối chiếu rồi tiếp tục; không chỉ dựa vào trí nhớ của phiên cũ.
02GIỮ ĐÚNG MỤC TIÊU
Điểm cần kiểm
Mở hoặc thu gọn nội dung
Trước khi làm
Thư ký chính & Trợ lý và người nhận việc xác định mục tiêu, quyền hiện hành, nguồn và hiện trạng cần kiểm; giữ rõ dữ kiện, giả định, phần còn thiếu và cách đối chiếu kết quả.
Khi có chỉ dẫn mới
Thư ký chính & Trợ lý tiếp nhận thay đổi từ CEO và báo các vai trò liên quan. COO cập nhật phân công, phụ thuộc khi đang phụ trách điều phối; các yêu cầu không bị thay đổi vẫn tiếp tục.
Khi cần quyết định mới
Đưa về Thư ký chính & Trợ lý đúng điểm chưa rõ hoặc vượt phạm vi. Thư ký chính & Trợ lý chuẩn bị lựa chọn cụ thể để hỏi CEO khi cần; lỗi triển khai thông thường được trả về người thực hiện để xử lý.
Trước khi bàn giao
Thư ký chính & Trợ lý kiểm đủ kết quả và bằng chứng; đối chiếu biên nhận của đóng góp quan trọng, giữ ghi chú phù hợp cho việc nhỏ. Việc còn mở có người phụ trách, phụ thuộc và bước tiếp theo để AI khác tiếp nối.
Đầu mối AI hỗ trợ CEO: tư vấn trong phạm vi, giữ đủ yêu cầu, chọn đúng người chuyên môn, đối chiếu kết quả và nhật ký, tổng hợp căn cứ cùng điểm chưa chắc để bàn giao.
Phụ trách quy trình, tiêu chí ghi lịch sử và đầu mối Quản lý dự án. Thư ký và chuyên môn áp dụng theo tác động thực tế, chỉ chuyển COO trường hợp khó; không duyệt mọi việc nhỏ hoặc lọc theo từ khóa. Hỗ trợ điều phối khi được giao.
CHRO chủ trì vòng đời thành viên, Admin phối hợp hồ sơ và bàn giao. Quản lý chuyên môn xác định nhu cầu; các bên kỹ thuật thực hiện phần được duyệt và cùng kiểm lại.
Mở hoặc thu gọn nội dung
Hiện có trên website
Hồ sơ, mã thành viên, phân công và cấu hình vai trò AI[TAI01] lưu bằng tệp thật; nhật ký đóng góp và việc của từng người nằm trong cơ sở dữ liệu nội bộ từ 02/10/2026.
Mã thành viên giữ danh tính và lịch sử; phân công gắn người với vị trí hiện tại, có thể có nhiều người hoặc nhiều vị trí. Phân công không tự cấp quyền truy cập.
Cấu hình vai trò AI[TAI01] hướng dẫn cách làm; một phiên chạy công cụ không phải tài khoản website. Đổi phiên hoặc AI[TAI01] không tự đổi mã thành viên hay khôi phục tiến trình cũ.
Chưa triển khai trên website
Chưa có hệ thống tài khoản, đăng nhập, xác thực hoặc quản lý quyền truy cập.
Chưa có tự động cấp hay thu hồi tài khoản/quyền. Có hồ sơ trên website không có nghĩa là đã có quyền sử dụng hệ thống.
CHRO[OLD07] đọc quy trình tiếp nhận hiện hành và áp dụng vào lượt thực tế; Admin[OPR14] phối hợp ghi nhu cầu, người tiếp nhận, vai trò và thời điểm. Quản lý chuyên môn đề xuất công việc/quyền để đúng người có thẩm quyền phê duyệt.
Tạo hồ sơ và mã thành viên không trùng, gắn phân công đã duyệt. Tài khoản và quyền truy cập là phần riêng, chỉ thực hiện khi hệ thống đã có và yêu cầu cấp quyền đã được duyệt.
HR[OPR13] và QA[TQA01] đối chiếu hồ sơ thực tế; nếu có tài khoản thì kiểm đúng quyền được cấp và không truy cập được phần ngoài phạm vi. Ghi phần chưa có trước khi bàn giao.
CHRO[OLD07] xác nhận thay đổi, ngày có hiệu lực và người nhận bàn giao; Admin[OPR14] theo dõi hồ sơ, còn quản lý chuyên môn rà cả quyền cần thêm và quyền cũ không còn cần.
Giữ mã thành viên khi cùng người đổi tên hoặc vai trò. Khi thay người đảm nhiệm, cập nhật phân công và giữ lịch sử của từng người; không chuyển đóng góp cũ sang người mới.
Khi có hệ thống quyền, thực hiện thay đổi đã duyệt và kiểm lại cả cấp mới lẫn thu hồi cũ; không chỉ thêm quyền rồi bỏ sót quyền cũ.
CHRO[OLD07] xác nhận thời điểm kết thúc, Admin[OPR14] phối hợp danh sách bàn giao; quản lý chuyên môn chỉ rõ người tiếp nhận công việc, dữ liệu và phần còn mở.
Kết thúc phân công đang áp dụng; khi có tài khoản/quyền thì thu hồi hoặc vô hiệu hóa theo phạm vi đã duyệt, gồm các phiên và thông tin truy cập liên quan nếu có.
Giữ mã thành viên và lịch sử đóng góp; đối chiếu việc bàn giao và kết quả thu hồi thực tế. Không xóa danh tính để thay cho việc thu hồi quyền.
CHRO[OLD07] chủ trì hồ sơ, thời điểm và bàn giao; quản lý chuyên môn xác định nhu cầu công việc/quyền. Phê duyệt theo đúng thẩm quyền đã được giao, không suy quyền duyệt từ tên chức danh.
Phối hợp với CHRO[OLD07] để giữ hồ sơ, danh sách việc cần làm, thời hạn và biên nhận. Không tự phê duyệt nhân sự, cấp quyền hoặc dùng tài khoản chung thay người còn thiếu.
DevOps[TOP01] hoặc người quản trị được ủy quyền cấp, cấu hình hoặc thu hồi quyền ở môi trường thực tế theo yêu cầu đã duyệt; trả bằng chứng, không tự mở quyền từ việc thêm hồ sơ.
Đọc lại kết quả thực tế, đối chiếu người, vai trò, hiệu lực và quyền được phép/không được phép; ghi rõ phần chưa có điều kiện kiểm.
Thư ký chính & Trợ lý
Theo dõi yêu cầu, đối chiếu kết quả và biên nhận các đóng góp đủ tiêu chí; bàn giao phần đã đạt cùng chủ sở hữu và bước tiếp của phần còn thiếu.
Ghi nhận khi bàn giao
Biết mã và phiên bản quy trình đã áp dụng, CHRO[OLD07] chủ trì, người phối hợp, nhu cầu đã duyệt và cách kiểm. Nếu thiếu người đảm nhiệm hoặc thẩm quyền cho một bước, chuyển đúng người quyết định; không tự dùng tài khoản chung hoặc cấp quyền.
Kết quả phải phân biệt hồ sơ đã tạo, tài khoản/quyền đã thực hiện và phần hệ thống chưa có; chỉ xác nhận thao tác có bằng chứng đọc lại.
HR[OPR13] chủ trì không đồng nghĩa có quyền quản trị hệ thống. Bỏ một thẻ thành viên hoặc cấu hình AI[TAI01] không chứng minh tài khoản và quyền đã được thu hồi.
Nhật ký theo đúng mã thành viên; giữ lịch sử và việc còn mở khi đổi vai trò hoặc rời đội. Việc tạo hồ sơ không tự hoàn thành toàn bộ quy trình tiếp nhận.
